OBJETIVO

Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes y proveedores de TECHNODETERSA SAS.

ALCANCE

Ante la necesidad de asegurar una adecuada y eficiente gestión institucional, en ejercicio de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, TECHNODETERSA SAS se permite establecer una política de tratamiento de datos personales, buscando garantizar la protección de los derechos fundamentales en su tratamiento, de nuestro empleados, clientes y proveedores.

MARCO LEGAL

Constitución Política de 1991 artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información.

Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la  cual  se  dictan  las  disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida  en  bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 1727 del 15 de Mayo de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la  información de los titulares de la información.”

Ley 1581 del 17 de Octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

Decreto Reglamentario 1377 del 27 de Junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”

Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014 “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 (Reglamentación Parcial de la Ley 1581).

Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y C-748 de 2011 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

DEFINICIONES

 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular  para  llevar  a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base  de  Datos:   Conjunto   organizado   de   datos   personales   que   sea   objeto   de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que  pueda  asociarse  a  una  o  varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima,  reservada,  ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante  para el titular.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y  los  datos biométricos.

Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica,  pública  o  privada,  que  por sí misma o en asocio  con otros,  decida  sobre la base de datos y/o  el Tratamiento de los mismos, en adelante “Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA”.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que  estando  en  poder  de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo  que  su  acceso  podrá  ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y  necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.

Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o  sin procesar,  que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

1. Función de Protección de Datos Personales

La Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de los mismos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el título “Tratamiento” de la presente política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente.

Datos de identificación del responsable del tratamiento

Canales de servicio

• Escrito:
• Presencial:
• Telefónico:
• Virtual:

Correo electrónico administrativo@technodeter.net Carrera 71F No. 12B-51 Torre 5-203 Bogotá

(57 1) 564 8965 – 301 576 3616

www.technodeter.com

2.   Información Almacenada

TECHNODETERSA SAS recolecta información y datos personales para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular en particular para:

• Desarrollar relaciones comerciales con
• Informar sobre nuevos productos o
• Realizar tratamientos estadísticos de sus
• Desarrollar actividades de mercadeo y
• Atender servicios a través de los Canales de
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el
• Responder requerimientos legales de entidades administrativas y
• Ejecutar el contrato de
• Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la operación de TECHNODETERSA SAS, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los mínimos establecidos en la normativa

3.   Tratamiento

La información y datos personales suministrados por el Titular de los mismos, podrán ser utilizados por la Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA como responsable del tratamiento de los datos, para el desarrollo de las funciones propias de la entidad. Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso, y siempre teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la Ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia.

4.   Derechos de los Titulares de los Datos Personales

La Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA, garantiza al titular de datos personales, el pleno ejercicio  de los derechos que se enlistan a  continuación:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
• Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o  supresión  procederá  cuando  la  Superintendencia  de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5.   Autorización

La Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA solicitará a más tardar en la recolección de la información, autorización del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley19; dicha autorización deberá estar contenida en un documento físico o electrónico.

En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:

• El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan
• La finalidad del tratamiento de los datos
• Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y,
• Si se recopilan Datos
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento

Autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles

 La recolección, uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación ej. origen racial, religión, adscripción ideológica, etc.) está prohibido, a excepción de los casos señalados por la Ley21; cuando el tratamiento sea posible, se deberá:

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
• Informar al Titular previamente y de forma explícita, los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, los datos sensibles que serán objeto de tratamiento, y la finalidad del tratamiento, así como obtener del titular su consentimiento

Revocatoria de la autorización

 El titular de los datos personales podrá en todo momento solicitar la Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la Entidad.

Si vencido el término legal para atender el reclamo, el La Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA no ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

6.   Consultas

Los titulares o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, por lo que la Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA como responsable del tratamiento, suministrará a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

7.   Reclamos

Los titulares que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:

Contenido:

• Identificación del titular del
• Descripción precisa  de los hechos que dan lugar al
• Datos de notificación, dirección física y/o electrónica.
• Los demás documentos que se quiera hacer

8.  Derecho de Acceso a los Datos

La Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado la identidad del titular o representante, poniendo a disposición de éste, los respectivos datos personales.

Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos personales, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorización para el tratamiento de datos personales.

9. Actualización y Rectificación de Datos

La Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA, como responsable del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular o su representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar, junto a  la  documentación que soporte su solicitud.

10.   Supresión de Datos

Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar a la Gerencia Administrativa de

TECHNODETERSA SAS la supresión  de sus  datos personales mediante  la presentación de un reclamo.

No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas.

Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresión de los datos personales.

11. Seguridad de la Información

 La Gerencia Administrativa de TECHNODETERSA garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11.  Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Políticas de Tratamiento

La presente política aplica a partir del día 04 de noviembre de 2016 y la información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último Tratamiento, para permitirle a TECHNODETERSA el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de TECHNODETERSA SAS.